Sắc Lệnh của Hội Đồng Giám Mục Hoa Kỳ (HĐGMHK)Quy Định Về Việc Gây Quỹ
Trong thời gian vừa qua đã có nhiều vấn đề thảo luận, trình bày, kể cả tranh luận về việc quyên góp và gây quỹ cho những công tác từ thiện và đặc biệt cho Giáo hội Việt nam. Người viết mong rằng Sắc lệnh của HĐGMHK Quy Đinh Về Việc Gây Quỹ này, với những nguyên tắc và thủ tục đề cập, từ nay sẽ được tham khảo như một tài liệu quan trọng phải có khi hoạch định và thi hành những chương trình gây quỹ với giáo dân Công giáo tại Hoa kỳ.
Sắc lệnh đã được Đức cha William S. Skylstad, chủ tịch HĐGMHK, công bố ngày 8 tháng 6 năm 2007 và bắt đầu có hiệu lực kể từ ngày Lễ Đức Mẹ Hồn Xác Lên Trời 15 tháng 8 năm 2007 vừa qua. Những quy định này đã được Tòa thánh phê chuẩn ngàỵ 5 tháng 2 trước đó. Nên biết thêm rằng ngày 13 tháng 11 năm 2002, các thành viên của HĐGMHK đã chính thức chấp thuận hoàn chỉnh luật lệ này để thi hành. Khoản 1262 cuả Giáo luật và được áp dụng trong khắp các giáo phận Công giáo tại Hoa kỳ.
Dưới đây người viết xin được dịch nguyên văn 5 phần chính của Sắc lệnh này (giữ nguyên tiêu đề và các số thứ tư của văn kiện gốc): Động lực, Giáo quyền hữu trách, Trách nhiệm, Thủ tục và Kiểm soát.
Động lực
1. Việc gây quỹ phải chân thực và thẳng thắn, hợp ý nghiã thần học, và phải giúp thúc đẩy tín hữu thêm lòng mến Chúa và yêu người.
2. Những nỗ lực gây quỹ phải dành cho những nhu cầu đã được xác định.
3. Sự liên hệ tín nhiệm giữa người cho và người gây quỹ đòi buộc:
a. ngân quỹ thâu được phải dùng cho những mục đích như đã dự định;
b. ngân quỹ thâu được không bị các khoản chi phí gây quỹ khấu trừ qúa mức.
4. Những người cho phải được thông báo để biết ngân quỹ đã được sử dụng ra sao và được đoan chắc rằng những giới hạn của việc sử dụng ngân quỹ của họ phải được tôn trọng.
Giáo quyền hữu trách
5. Các tu hội, dòng phải có sự chấp thuận của các bề trên và đức giám mục điạ phận hữu trách để xin quyên góp; các cơ quan, đoàn thể giáo phận phải có sự chấp thuận của đức giám mục giáo phận để xin quyên góp; những cơ quan và đoàn thể Công giáo khác phải có sự chấp thuận của đức giám mục giáo phận để xin quyên góp.
6. Sự chấp thuận cho phép gây qũy của đấng bản quyền phải được có trên văn bản, có đề cập đến mục đích của việc gây quỹ, thời hạn, và các phương cách gây qũy được áp dụng.
7. Giới thẩm quyền hữu trách sẽ giữ trách nhiệm kiểm soát qua việc duyệt xét theo thời hạn và nếu cần, đưa ra những biện pháp thích ứng.
8. Các đấng bề trên hữu trách của các tu hội, dòng phải gửi cho vị giám mục giáo phận tại nơi bắt đầu chương trình gây qũy các bản phúc trình theo thời hạn, cho biết về những chương trình gây quỹ và những hoạt động tông đồ được ngân qũy tài trợ.
Trách nhiệm
9. Cơ quan gây qũy phải cung cấp những bản phúc trình đến giới thẩm quyền cho biết những hứa hẹn, được tỏ lộ hoặc hiểu ngầm, đã được thành hình tới mức nào.
10. Những báo cáo về việc gây qũy phải được trình bày với nội dung và cách thức theo đúng quan tâm của những đối tượng được phúc trình:
c. ban điều hành và thành viên của cơ quan gây qũy;
d. giới thẩm quyền hữu trách đã chấp thuận và kiểm soát công việc gây qũy;
e. những người đóng góp cho cơ quan;
f. những người nhận được ngân qũy trợ giúp.
11. Các bản phúc trình hàng năm phải cung cấp những dữ kiện tài chánh và cả việc duyệt xét những công tác tông đồ được ngân quỹ hỗ trợ. Tối thiểu phải liệt kê số tiền thu được, chi phí cho công việc gây qũy và số tiền và việc sử dụng các ngân khoản đã chi ra.
Thủ tục
12. Các ngân qũy còn lại sau khi trừ các khoản chi phí điều hành sẽ không được văn phòng gây qũy tích trữ hoặc đầu tư, nhưng phải được chuyển qua văn phòng hữu trách để phân phối và đầu tư.
13. Cần đặc biệt chú tâm để cơ quan gây quỹ giữ được mối giao hảo công việc đạo đức với những cơ quan cung cấp vật dụng và dịch vụ.
14. Những hợp đồng giữa cơ quan gây qũy tôn giáo và các cơ quan cung cấp thương mại và tham khảo phải bảo đảm rằng các cơ quan gây qũy tôn giáo giữ quyền kiểm soát các vật liệu, kiểu mẫu, tiền bạc và các việc điều hành tổng quát.
15. Không được có các sự thoả thuận trực tiếp hoặc gián tiếp dựa trên việc trả lệ phí phần trăm cho cơ quan thương mại hoặc cho cơ quan gây qũy tôn giáo.
Kiểm soát
16. Giới thẩm quyền hữu trách phải bảo đảm rằng những cơ quan gây quỹ:
g. cung cấp những bản phúc trình gây quỹ cho những người đóng góp theo thời hạn thường xuyên hoặc khi được yêu cầu.
h. cung cấp cho các ban điều hành của họ bản phúc trình tài chánh hàng năm, trình bày theo đúng luật lệ kế toán hiện hành và, ở tầm mức đòi hỏi, có sự chứng nhận của kế toán viên.
17. Khi có những khiếu nại chính thức, giới thẩm quyền sẽ điều tra tức thời, sưả sai những việc lạm dụng và, nếu cần, chấm dứt chương trình gây qũy.
Muốn tham khảo văn kiện Anh ngữ, xin lên mạng của HĐGMHK ở điạ chỉ sau đây: www.usccb.org/norms/1262.htm. Để tiện cho qúy độc giả, Vietcatholic cho trích đăng dưới đây nguyên văn sắc lệnh nói trên
San Jose, ngày 30 tháng 10 năm 2007
Giuse Chu Quang Định (dịch)
Decree of Promulgation
Canon 1262
On November 13, 2002, the members of the United States Conference of Catholic Bishops legitimately approved complementary legislation for the implementation of canon 1262 of the Code of Canon Law for the dioceses of the United States. The action was granted recognitio by the Congregation for Bishops in accord with article 82 of the Apostolic Constitution Pastor Bonus and issued by Decree N. 778/2005 of the Congregation for Bishops signed by His Eminence Giovanni Battista Cardinal Re, Prefect, and His Excellency Most Reverend Francesco Monterisi, Secretary, and dated May 2, 2007.
Wherefore, and in accord with the prescripts of canon 1262, the United States Conference of Catholic Bishops decrees that the following norms shall govern fund-raising appeals to the faithful for Church support:
Motivation
Fund-raising appeals are to be truthful and forthright, theologically sound, and should strive to motivate the faithful to a greater love of God and neighbor.
Fund-raising efforts are to be for defined needs.
The relationship of trust between donor and fund-raiser requires that
a. funds collected be used for their intended purposes;
b. funds collected are not absorbed by excessive fund-raising costs.
Donors are to be informed regarding the use of donated funds and assured that any restrictions on the use of the funds by the donor will be honored.
Competent Ecclesiastical Authority
Institutes of consecrated life and societies of apostolic life require approval of the respective competent major superiors and the diocesan bishop to solicit funds; diocesan entities require approval of the diocesan bishop to solicit funds; other Catholic entities and organizations require the approval of the diocesan bishop to solicit funds.
Approval for fund-raising by the competent authority is to be given in writing with reference to the purpose for which the funds are being raised, the time frame, and the methods to be used in raising them.
Oversight of fund-raising programs is to be maintained by competent authority through periodic review and, where necessary, appropriate sanction.
Competent major superiors of institutes of consecrated life and societies of apostolic life are to submit to the diocesan bishop of the place where the fund-raising originates periodic reports on the fund-raising programs and the apostolic activities they support.
Accountability
Fund-raisers are to provide regular reports to competent authority on the extent to which promises expressed or implied in the solicitation of funds have been fulfilled.
Fund-raising reports are to be prepared in scope and design to meet the particular concerns of those to whom the reports are due:
c. the governing body and membership of the fund-raising organization;
d. the competent authorities who approved and monitor the fund-raising effort;
e. the donors to the organization;
f. the beneficiaries of the funds raised.
Annual fund-raising reports are to provide both financial information and a review of the apostolic work for which the funds were raised. They are to set forth, at the least, the amount of money collected, the cost of conducting the fund-raising effort, and the amount and use of the funds disbursed.
Procedures
Funds beyond operating expenses are not to be accumulated or invested by a fund-raising office, but are to be turned over to the appropriate office for allocation and investment.
Special care is to be taken to see that ethical business relationships are maintained by fund-raisers with suppliers of goods and services.
Contracts between a religious fund-raiser and commercial suppliers and consultants are to insure that control over materials, designs, money and general operations remain in the hands of the religious fund-raiser.
Agreements are not to be made which directly or indirectly base payment either to the commercial firm or to the religious fund-raiser on a percentage basis.
Oversight
Competent authority is to ensure that fund-raising organizations:
g. make available fund-raising reports to benefactors on a regular basis or upon reasonable request:
h. provide their governing bodies with an annual financial statement prepared in accordance with generally accepted accounting principles and, where size warrants, by a certified public accountant.
In response to formal complaints, competent authority is to promptly investigate charges, remedy abuses and, when necessary, terminate the fund-raising program.
As President of the United States Conference of Catholic Bishops, I hereby decree that the effective date of this decree for all the dioceses of the United States Conference of Catholic Bishops will be August 15, 2007. Given at the offices of the United States Conference of Catholic Bishops in the city of Washington, the District of Columbia, on the 8th day of June, in the year of our Lord 2007.
Most Reverend William S. Skylstad
Bishop of Spokane
President, USCCB
Reverend Monsignor David J. Malloy
General Secretary, USCCB
Trong thời gian vừa qua đã có nhiều vấn đề thảo luận, trình bày, kể cả tranh luận về việc quyên góp và gây quỹ cho những công tác từ thiện và đặc biệt cho Giáo hội Việt nam. Người viết mong rằng Sắc lệnh của HĐGMHK Quy Đinh Về Việc Gây Quỹ này, với những nguyên tắc và thủ tục đề cập, từ nay sẽ được tham khảo như một tài liệu quan trọng phải có khi hoạch định và thi hành những chương trình gây quỹ với giáo dân Công giáo tại Hoa kỳ.
Sắc lệnh đã được Đức cha William S. Skylstad, chủ tịch HĐGMHK, công bố ngày 8 tháng 6 năm 2007 và bắt đầu có hiệu lực kể từ ngày Lễ Đức Mẹ Hồn Xác Lên Trời 15 tháng 8 năm 2007 vừa qua. Những quy định này đã được Tòa thánh phê chuẩn ngàỵ 5 tháng 2 trước đó. Nên biết thêm rằng ngày 13 tháng 11 năm 2002, các thành viên của HĐGMHK đã chính thức chấp thuận hoàn chỉnh luật lệ này để thi hành. Khoản 1262 cuả Giáo luật và được áp dụng trong khắp các giáo phận Công giáo tại Hoa kỳ.
Dưới đây người viết xin được dịch nguyên văn 5 phần chính của Sắc lệnh này (giữ nguyên tiêu đề và các số thứ tư của văn kiện gốc): Động lực, Giáo quyền hữu trách, Trách nhiệm, Thủ tục và Kiểm soát.
Động lực
1. Việc gây quỹ phải chân thực và thẳng thắn, hợp ý nghiã thần học, và phải giúp thúc đẩy tín hữu thêm lòng mến Chúa và yêu người.
2. Những nỗ lực gây quỹ phải dành cho những nhu cầu đã được xác định.
3. Sự liên hệ tín nhiệm giữa người cho và người gây quỹ đòi buộc:
a. ngân quỹ thâu được phải dùng cho những mục đích như đã dự định;
b. ngân quỹ thâu được không bị các khoản chi phí gây quỹ khấu trừ qúa mức.
4. Những người cho phải được thông báo để biết ngân quỹ đã được sử dụng ra sao và được đoan chắc rằng những giới hạn của việc sử dụng ngân quỹ của họ phải được tôn trọng.
Giáo quyền hữu trách
5. Các tu hội, dòng phải có sự chấp thuận của các bề trên và đức giám mục điạ phận hữu trách để xin quyên góp; các cơ quan, đoàn thể giáo phận phải có sự chấp thuận của đức giám mục giáo phận để xin quyên góp; những cơ quan và đoàn thể Công giáo khác phải có sự chấp thuận của đức giám mục giáo phận để xin quyên góp.
6. Sự chấp thuận cho phép gây qũy của đấng bản quyền phải được có trên văn bản, có đề cập đến mục đích của việc gây quỹ, thời hạn, và các phương cách gây qũy được áp dụng.
7. Giới thẩm quyền hữu trách sẽ giữ trách nhiệm kiểm soát qua việc duyệt xét theo thời hạn và nếu cần, đưa ra những biện pháp thích ứng.
8. Các đấng bề trên hữu trách của các tu hội, dòng phải gửi cho vị giám mục giáo phận tại nơi bắt đầu chương trình gây qũy các bản phúc trình theo thời hạn, cho biết về những chương trình gây quỹ và những hoạt động tông đồ được ngân qũy tài trợ.
Trách nhiệm
9. Cơ quan gây qũy phải cung cấp những bản phúc trình đến giới thẩm quyền cho biết những hứa hẹn, được tỏ lộ hoặc hiểu ngầm, đã được thành hình tới mức nào.
10. Những báo cáo về việc gây qũy phải được trình bày với nội dung và cách thức theo đúng quan tâm của những đối tượng được phúc trình:
c. ban điều hành và thành viên của cơ quan gây qũy;
d. giới thẩm quyền hữu trách đã chấp thuận và kiểm soát công việc gây qũy;
e. những người đóng góp cho cơ quan;
f. những người nhận được ngân qũy trợ giúp.
11. Các bản phúc trình hàng năm phải cung cấp những dữ kiện tài chánh và cả việc duyệt xét những công tác tông đồ được ngân quỹ hỗ trợ. Tối thiểu phải liệt kê số tiền thu được, chi phí cho công việc gây qũy và số tiền và việc sử dụng các ngân khoản đã chi ra.
Thủ tục
12. Các ngân qũy còn lại sau khi trừ các khoản chi phí điều hành sẽ không được văn phòng gây qũy tích trữ hoặc đầu tư, nhưng phải được chuyển qua văn phòng hữu trách để phân phối và đầu tư.
13. Cần đặc biệt chú tâm để cơ quan gây quỹ giữ được mối giao hảo công việc đạo đức với những cơ quan cung cấp vật dụng và dịch vụ.
14. Những hợp đồng giữa cơ quan gây qũy tôn giáo và các cơ quan cung cấp thương mại và tham khảo phải bảo đảm rằng các cơ quan gây qũy tôn giáo giữ quyền kiểm soát các vật liệu, kiểu mẫu, tiền bạc và các việc điều hành tổng quát.
15. Không được có các sự thoả thuận trực tiếp hoặc gián tiếp dựa trên việc trả lệ phí phần trăm cho cơ quan thương mại hoặc cho cơ quan gây qũy tôn giáo.
Kiểm soát
16. Giới thẩm quyền hữu trách phải bảo đảm rằng những cơ quan gây quỹ:
g. cung cấp những bản phúc trình gây quỹ cho những người đóng góp theo thời hạn thường xuyên hoặc khi được yêu cầu.
h. cung cấp cho các ban điều hành của họ bản phúc trình tài chánh hàng năm, trình bày theo đúng luật lệ kế toán hiện hành và, ở tầm mức đòi hỏi, có sự chứng nhận của kế toán viên.
17. Khi có những khiếu nại chính thức, giới thẩm quyền sẽ điều tra tức thời, sưả sai những việc lạm dụng và, nếu cần, chấm dứt chương trình gây qũy.
Muốn tham khảo văn kiện Anh ngữ, xin lên mạng của HĐGMHK ở điạ chỉ sau đây: www.usccb.org/norms/1262.htm. Để tiện cho qúy độc giả, Vietcatholic cho trích đăng dưới đây nguyên văn sắc lệnh nói trên
San Jose, ngày 30 tháng 10 năm 2007
Giuse Chu Quang Định (dịch)
Decree of Promulgation
Canon 1262
On November 13, 2002, the members of the United States Conference of Catholic Bishops legitimately approved complementary legislation for the implementation of canon 1262 of the Code of Canon Law for the dioceses of the United States. The action was granted recognitio by the Congregation for Bishops in accord with article 82 of the Apostolic Constitution Pastor Bonus and issued by Decree N. 778/2005 of the Congregation for Bishops signed by His Eminence Giovanni Battista Cardinal Re, Prefect, and His Excellency Most Reverend Francesco Monterisi, Secretary, and dated May 2, 2007.
Wherefore, and in accord with the prescripts of canon 1262, the United States Conference of Catholic Bishops decrees that the following norms shall govern fund-raising appeals to the faithful for Church support:
Motivation
Fund-raising appeals are to be truthful and forthright, theologically sound, and should strive to motivate the faithful to a greater love of God and neighbor.
Fund-raising efforts are to be for defined needs.
The relationship of trust between donor and fund-raiser requires that
a. funds collected be used for their intended purposes;
b. funds collected are not absorbed by excessive fund-raising costs.
Donors are to be informed regarding the use of donated funds and assured that any restrictions on the use of the funds by the donor will be honored.
Competent Ecclesiastical Authority
Institutes of consecrated life and societies of apostolic life require approval of the respective competent major superiors and the diocesan bishop to solicit funds; diocesan entities require approval of the diocesan bishop to solicit funds; other Catholic entities and organizations require the approval of the diocesan bishop to solicit funds.
Approval for fund-raising by the competent authority is to be given in writing with reference to the purpose for which the funds are being raised, the time frame, and the methods to be used in raising them.
Oversight of fund-raising programs is to be maintained by competent authority through periodic review and, where necessary, appropriate sanction.
Competent major superiors of institutes of consecrated life and societies of apostolic life are to submit to the diocesan bishop of the place where the fund-raising originates periodic reports on the fund-raising programs and the apostolic activities they support.
Accountability
Fund-raisers are to provide regular reports to competent authority on the extent to which promises expressed or implied in the solicitation of funds have been fulfilled.
Fund-raising reports are to be prepared in scope and design to meet the particular concerns of those to whom the reports are due:
c. the governing body and membership of the fund-raising organization;
d. the competent authorities who approved and monitor the fund-raising effort;
e. the donors to the organization;
f. the beneficiaries of the funds raised.
Annual fund-raising reports are to provide both financial information and a review of the apostolic work for which the funds were raised. They are to set forth, at the least, the amount of money collected, the cost of conducting the fund-raising effort, and the amount and use of the funds disbursed.
Procedures
Funds beyond operating expenses are not to be accumulated or invested by a fund-raising office, but are to be turned over to the appropriate office for allocation and investment.
Special care is to be taken to see that ethical business relationships are maintained by fund-raisers with suppliers of goods and services.
Contracts between a religious fund-raiser and commercial suppliers and consultants are to insure that control over materials, designs, money and general operations remain in the hands of the religious fund-raiser.
Agreements are not to be made which directly or indirectly base payment either to the commercial firm or to the religious fund-raiser on a percentage basis.
Oversight
Competent authority is to ensure that fund-raising organizations:
g. make available fund-raising reports to benefactors on a regular basis or upon reasonable request:
h. provide their governing bodies with an annual financial statement prepared in accordance with generally accepted accounting principles and, where size warrants, by a certified public accountant.
In response to formal complaints, competent authority is to promptly investigate charges, remedy abuses and, when necessary, terminate the fund-raising program.
As President of the United States Conference of Catholic Bishops, I hereby decree that the effective date of this decree for all the dioceses of the United States Conference of Catholic Bishops will be August 15, 2007. Given at the offices of the United States Conference of Catholic Bishops in the city of Washington, the District of Columbia, on the 8th day of June, in the year of our Lord 2007.
Most Reverend William S. Skylstad
Bishop of Spokane
President, USCCB
Reverend Monsignor David J. Malloy
General Secretary, USCCB