Từ ngày 01–10 /10/2011, các giáo phận đăng ký con số bạn trẻ tham dự Đại hội. Giáo phận Bắc Ninh đăng cai tổ chức Đại hội sẽ tài trợ cho mỗi bạn trẻ của các giáo phận đến tham dự Đại hội một chiếc mũ và một chiếc khăn quàng của Đại hội; thẻ đeo, phiếu 3 bữa ăn tối ngày 11, sáng và trưa ngày 12 tại Trung Tâm Văn Hoá Kinh Bắc. Hạn chót đăng ký danh sách tham dự Đại hội là ngày mồng 10.10.2011. Nhưng vì có những thay đổi khách quan nên việc thêm bớt danh sách đăng ký được chốt vào 21 giờ ngày mồng 9.11.2011. Tính đến thời điểm này số lượng người tham dự là trong đó có 21.548 bạn trẻ của 10 giáo phận đăng ký tham dự Đại Hội Giới Trẻ Giáo Tỉnh Hà Nội lần thứ IX; 11 giám mục của 10 giáo phận; số linh mục đến với Đại Hội lần này là 225 vị cùng với 204 tu sĩ nam nữ . Tất cả các bạn trẻ tuổi từ 16 đến 35 chưa lập gia đình (chỉ những người ở độ tuổi này mà thôi), không hạn chế số lượng, được mời gọi tham dự Đại hội.đi tham dự Đại hội. Các bạn trẻ phải tự túc kinh phí đi lại. Tuy nhiên, khi các bạn trẻ đăng ký đi theo đoàn của giáo xứ trong giáo phận thì các cha xứ sẽ chia sẻ với các bạn về kinh phí đi lại bằng ôtô, một bữa ăn nhẹ trước giờ khởi hành. Mỗi bạn trẻ đăng ký danh sách đi tham dự Đại Hội sẽ được Tòa Giám mục tặng một chiếc áo có in hình logo của giáo phận mình.
Đến với Đại Hội Giới Trẻ Giáo tỉnh Hà Nội lần thứ IX các bạn trẻ có dịp được gặp gỡ và làm quen với nhau, đó cũng chính là một trong những ý nghĩa từ chủ đề “Thầy Gọi Anh Em Là Bạn” (Ga 15, 15) của Đại Hội Giới Trẻ Giáo Tỉnh Hà Nội năm nay. Buổi chiều ngày 11.11.2011, Đức Cha Giuse Vũ văn Thiên, Giám mục Giáo phận Hải phòng – Đặc trách giới trẻ của Hội Đồng Giám Mục Việt Nam diễn giảng SỨ ĐIỆP ĐỨC THÁNH CHA GỞI GIỚI TRẺ THẾ GIỚI nhằm giúp các bạn trẻ học hỏi tài liệu của Đại hội và có thêm kiến thực hiểu biết về Giáo Hội Công Giáo hiện tại. Sau bài diễn giảng của Đức cha Giuse Vũ văn Thiên. Đức cha Cosma Hoàng văn Đạt, Giám mục Giáo phận Bắc Ninh, Tổng Thư ký của Hội Đồng Giám Mục Việt Nam chia sẻ về tình bạn với chủ đề THẦY GỌI ANH EM LÀ BẠN (Ga 15,15). Buổi sáng ngày 12.11.2011, Đức cha Phê rô Nguyễn văn Đệ, Giám mục Thái Bình diễn giảng và chia sẻ với các bạn trẻ về đề tài GIỚI TRẺ VÀ TRUYỀN THÔNG CÔNG GIÁO. Ngài đưa ra 6 câu hỏi thảo luận, đó là những câu hỏi sau:
1. Truyền thông Công giáo là gì?
2. Truyền thông Công giáo gồm những yếu tố chính nào?
3. Bạn có thể làm gì cho truyền thông Công giáo?
4. Trong các phương tiện truyền thông hiện nay, bạn thích phương tiện truyền thông nào nhất?
5. Bạn có thể làm gì với phưong tiện truyền thông này trong việc loan truyền Chúa?
6. Bạn hãy kể các loại phương tiện truyền thông thích hợp, dễ dàng, thuận lợi trong việc thông truyền Chúa đến cho nhiều người.
Thời gian chia sẻ và thảo luận về đề tài Giới Trẻ Và Truyền Thông Công Giáo là 60 phút. Có thể là chưa đủ thời gian để tất cả các bạn trẻ nói lên suy nghĩ và quan điểm của mình, nhưng với đề tài về truyền thông chắc chắn là sẽ đọng lại trong lòng mỗi người những ý thức về tính truyền thông Công giáo.
Những ngày chuẩn bị ngày Đại Hội Giới Trẻ Giáo tỉnh Hà Nội lần thứ IX, khí hậu và thời tiết tại thành phố Bắc Ninh se se lạnh vì đợt gió mùa Đông – Bắc hôm đầu tuần, mặc dù ban ngày trời có nắng nhẹ nhưng khi chiều về tắt nắng, có sương xuống trong đêm thì nhiệt độ ban đêm xuống ở mức 17 - 20 độ C. Theo Trung Tâm Dự Báo Khí Tượng Thủy Văn Trung Ương cho biết, nhiệt độ trong hai ngày từ thứ Sáu ngày 11 đến thứ Bảy ngày 12.11.2011, đêm không mưa, ban ngày trời có nắng, gió Đông Bắc, sáng sớm có sương mù nhẹ. Nhiệt độ thấp nhất là 18 độ, nhiệt độ cao nhất là 27 độ. Với thời tiết lý tưởng này, các bạn trẻ nên mang theo một chiếc áo len mỏng và áo khoác gió.
Về vấn đề an ninh và trật tự, Ban tổ chức Đại hội khuyến cáo tới mỗi người hãy luôn lưu ý tới tài sản cá nhân của mình, tự bảo vệ chính mình là điều tốt nhất. Trong những trường hợp cần thiết hãy liên hệ với những người có trách nhiệm, đó là trưởng đoàn, phó đoàn của đoàn giáo phận mình; liên hệ với linh mục phụ trách về lễ tân (Cha Nguyễn Văn Thắng: 0985.183.353), về trật tự (Cha Hoàng Trọng Lịch: 0989.852.997), về y tế (Nguyễn Xuân Hùng: 0913 326 475), về truyền thông (Cha Nguyễn Đức Đại: 0984.962.269)... Cuối cùng, để có một chuyến đi tham dự Đại Hội Giới Trẻ Giáo tỉnh Hà Nội lần thứ IX tốt đẹp thì ngay từ bây giờ bạn trẻ hãy giữ tinh thần thật sảng khoái và vui tươi. Vì ngày hôm đó, gương mặt rạng rỡ và nụ cười của bạn là món quà tinh thần trao ban cho mỗi người trẻ mà bạn gặp gỡ và làm quen.
ĐÊM TỔNG DUYỆT CHƯƠNG TRÌNH DIỄN NGUYỆN ĐẠI HỘI GIỚI TRẺ GIÁO TỈNH HÀ NỘI LẦN THỨ IX
Chiều nay, thứ Năm ngày 10.11.2011, tại Trung tâm Văn hóa Kinh Bắc (thành phố Bắc Ninh), Đức Giám mục Giáo phận, quí cha trong Ban Tổ Chức, ban Phụng Vụ và ban Diễn Nguyện, ban Thông Tin cùng đông đảo các diễn viên thuộc thành phần giới trẻ tuổi từ 16 đến 35 của 10 giáo phận trong giáo tỉnh Hà Nội đã hiện diện tại khu lễ đài để chuẩn bị cho việc tổng duyệt Chương trình Diễn nguyện Đại Hội Giới Trẻ Giáo Tỉnh Hà Nội lần thứ IX.
Đúng 18 giờ, buổi tổng duyệt Đêm Diễn Nguyện với đầy đủ các tiết mục từ đầu đến cuối chương trình được bắt đầu. Tiết mục mở đầu của Đêm Diễn Nguyện ngày mai do các diễn viên của đoàn giáo phận Bắc Ninh lên sân khấu ghép phần nhạc cảnh “Calve trên đỉnh Sóc Sơn”. Đoàn Giáo phận Bắc Ninh có số diễn viên là 530 người, số diễn viên đông nhất trong 10 đoàn giáo phận. Sau mỗi tiết mục, Đức cha Cosma Hoàng văn Đạt có đôi lời nhận xét, cảm ơn và động viên các bạn trẻ. Chương trình Diễn Nguyện dự tính trong khoảng 90 phút nên thời gian của mỗi tiết mục được tính sát từng giây từng phút để không “cháy” chương trình. Mỗi diễn viên cũng ý thức được mình đang cộng tác chung trong việc đưa dẫn tâm tình cầu nguyện, sốt sắng qua các vũ điệu và những động tác di chuyển của mình. Ai ai cũng cố gắng hết mình cho buổi tổng duyệt đạt thành công thì đêm Diễn Nguyện chính thức của Đại Hội sẽ có được kết quả tốt đẹp và những dấu ấn sâu đậm trong trái tim của những bạn trẻ đến tham dự Đại Hội năm nay tại Bắc Ninh.
Đến 20 giờ 15 phút buổi tổng duyệt kết thúc. Ban tổ chức, các biên đạo và trưởng nhóm diễn viên của các đoàn họp nhau lại ngay tại sân khấu với những góp ý, những điểm cần lưu tâm trong đón nhận vui vẻ để buổi diễn nguyện ngay tối hôm sau thật tâm tình và sốt sắng hơn.
Sương đêm lạnh đã bao trùm cả Trung Tâm Văn Hóa Kinh Bắc, các đoàn của các giáo phận lên xe trở về địa điểm nghỉ đêm. Sau những chặng đường xa với một ngày mệt nhọc trôi qua, những cố gắng, những hy sinh và nổi bật là sự nhiệt tình của tinh thần người trẻ dường như không thể thấy vì những tiếng í ới gọi nhau để cùng chia nhau chiếc bánh mỳ và ngụm nước khoáng mát lịm.
(Thùy Chi, Ban Thông Tin ĐHGT Giáo Tỉnh Hà Nội)